Die Weiterentwicklung von KAI setzt neue Perspektiven für Interessenten und bisherige Anwender. Wie in den bisherigen Versionen kann KAIxp unabhängig von der Anzahl der Nutzer unbegrenzt eingesetzt werden. KAIxp bietet , neben zahlreichen neutralen Listen, Bescheiden und Statistiken, auch individuell angepasste  Dokumente und die aktuelle Gebührentabelle zur Satzung(en) des Anwenders im Kauf der Lizenz. Dokumente können nach eigenen Wünschen und Vorgaben eingerichtet werden. Aus Vorgängerversionen werden für Anwender bestehende Vorlagen übernommen, je nach Inhalt sind Anpassungen notwendig.

Schnelle Datenbank

Die Geschwindigkeit durch die Nutzung der Datenbank von MS Visual FoxPro Version 9.x ist einmalig und der Datenaustausch mit anderen Microsoft-Office-Produkten (ab Version 2000) gewährleistet. Die Nutzung von SQL oder Oracle als Datenbankplattform ist ebenfalls optional vorgesehen.

Zentrale und dezentrale Datenerfassung

Das bereits vorhandene Clientprogramm zur dezentralen Datenerfassung in den Kindertagesstätten wird wie bisher als Offline - Version mit regelmäßigen Datenabgleich oder als Online Version angeboten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit der Synchronisation ( Daten aus den Kitas ) mit der zentralen Datenbank und zurück in die jeweiligen Einrichtungen.

HKR / Kostenrechnung / Buchhaltung

Alle Berechnungsergebnisse werden auf einer Maske je Kita zusammengeführt.  Im Bereich Kostenrechnung werden die bisherigen Schnittstellen zu HKR und Banken zusammengefasst und bei Bedarf eine offene Posten Buchhaltung integriert, die über den Datenimport von Daten aus electronic banking eine automatische Identifizierung von Bareinzahlungen vornimmt. Der bisher optional erhältliche Generator für die Erzeugung von Gebührentabellen wird integriert. Er ermöglicht jederzeit eine Testabrechnung mit veränderten Gebührentabellen. Dadurch können bereits vor der Einführung neuer Gebührensatzungen, zu erwartende Einnahmen ermittelt werden. Die Gebührentabellen können in Excel-Tabellen umgewandelt werden um sie in geeigneter Form veröffentlichen zu können.

Statistiken

Der bisherige Statistikteil (Personalbedarfsstatistik, Gebührenstatistik) wurde um den Teil Sozialstatistik erweitert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit perspektivische Platzauslastungen zu ermitteln und den daraus zu erwartenden mehr oder Minderbedarf an Personal und die daraus erwachsenden Kosten hochzurechnen.

Essengedberechnung

Die Rückrechnung von Essengeld ist als Portion, als Festbetrag und als Verrechnung zum Pauschalbetrag in der Kindermaske oder als Liste möglich. Bis zu 16 Essengeldarten mit unterschiedlichen Bezeichnungen können errechnet werden.

Listen und Bescheide

Listen und Bescheide können entweder als Ableitung von Vorlagen oder als generierte Form unbegrenzt erzeugt werden. Die neuen Vorlagen können gruppiert und mit ausführlichen Bezeichnungen versehen werden, 25  Variablen wurden neu eingerichtet, um die Erzeugung von Listen, Bescheiden oder Auswertungen zu erleichtern. Das gesamte Druckmanagement wurde überarbeitet und steht wie gewohnt parallel zur Anzeige zur Verfügung. Eine zentrale Abfrageseite erleichtert die Recherche für die gezielte Bearbeitung oder Ausdruck von Listen und Bescheiden.

Gebührenberechnung

Zusätzliche Barbeträge können mit freien Bezeichnungen versehen werden. Es wird eine zusätzliche Wechselzeile (Veränderung der Berechnung zu einem festgelegten Zeitpunkt) eingeführt. Es wird dabei der Betrag ermittelt, der im relevanten Monat tatsächlich berechnet werden soll. Ferienberechnungen werden von der bisherigen Wechselzeile getrennt aufgeführt. Bei der Datenerfassung wird die Auslastung der Kita im Berechnungsmonat angezeigt.

Personal

In der Personalplanung wird es inhaltliche Veränderungen geben. Mitarbeitern der Einrichtung(en) können dann Stellen zugeordnet werden die  u.a. nach Arbeitsplatzbeschreibungen sortiert sind.

Datenexport und Datenimport

Daten können in Office-Standardformate oder frei definierbare Formen exportiert oder Importiert werden.